اتوماسیون اداری


کارهاو نامه ها را با دقت و سرعت در سازمان جاری نموده و با گزارش مسیر وآخرین وضعیت اقدامات آن کنترل و ردیابی موثر تری را در تمامی شرکتهای زیر مجموعه هلدینگ (گروه شرکتها ) باکارتابلهای یکپارچه تجربه نمایید

ویژگیها ودستاوردهای نرم افزار

  • قابلیت ایجاد ارتباط کامل بین واحدهای سازمان در سطوح مختلف گروه شرکت
  • امکان تعریف کارتابل های مختلف بادسترسی های ارجاع و مشاهده نامه وکار در کارتابل
  • همسان سازی فرایند جاری سازمان و کنترل و ردیابی کار ، نامه و..در سطح کارتابل
  • امکان دسترسی به کارتابل جامع تحت وب
  • هشدار دهنده های اتوماتیک بدون نیاز به سرکشی مداوم به پایگاه داده
  • مدل سازی سازمان تعریف گروه شرکت ، شعب و دفاتر
  • امکان معرفی بایگانی های مختلف الکترونیکی
  • ارتباط و یکپارچگی با سایر سیستم ها و ابزارهای راهکار سازمانی کوثر
  • امکان ارجاع فرمهای سیستم های استاندارد مانند فرم خرید انبار به کارتابل و ردیابی مراحل انجام آن
  • كار با سیستم به‌صورت آنلاین/ آفلاین
  • استفاده یكپارچه توسط همه شركت‌های گروه (Holding)
  • استفاده در تمامی دفاتر و شعب سازمان (Multi Office) و مراكز توزیع‌شده جغرافیایی
  • استفاده در تمامی شركت‌های گروه (Holding) بدون نیاز به ورود و خروج در برنامه‌های مجزا توسط كاربران
  • استفاده در قالب زبان‌های گوناگون مانند فارسی و انگلیسی
  • استفاده به‌صورت آنلاین حتی در شرایط وجود شبكه با پهنای باند كم(مانند اینترنت)
  • فیلتر و مرتب‌سازی بر اساس كلیه ستون‌های موجود توسط كاربر
  • تعریف كلیدهای میان‌بر (ShortCut) به‌منظور تسهیل در انجام فعالیت‌ها توسط هر كاربر
  • تعیین حقوق دسترسی كاربران بر اساس نقش‌های سازمانی (RBAC Standard)

برخی از گزارشات

  • گزارش مؤسسات و اشخاص طرف ارتباط
  • گزارش مكاتبات صادره، وارده و داخلی
  • گزارش دفتر اندیكاتور
  • گزارش دفتر تلفن و نشانی
  • گزارش مراحل و نحوه گردش كار
  • گزارش تأخیرات در انجام فعالیت‌ها
  • گزارش مكاتبات بدون پاسخ
  • گزارش‌های اجرایی ، آماری و مدیریتی
  • ارسال كلیه لیست‌ها و گزارش‌ها به محیط Excel , Word , Html
  • طراحی گزارش توسط كاربر با ابزار كاملاً فارسی و توانمند

دبیرخانه


  • ثبت و نگهداری اطلاعات نامه اعم از وارده، صادره و داخلی
  • ثبت سوابق نامه‌های پیش از آغاز مكانیزاسیون جهت تسهیل دسترسی به اطلاعات قدیمی و ایجاد یكپارچگی اطلاعات جدید و قدیم
  • تعریف دفاتر اندیكاتور متعدد و شماره‌گذاری دلخواه
  • دسترسی به لیست نامه‌ها مطابق حقوق دسترسی تعریف‌ شده
  • امضا و ابطال نامه
  • درج انواع گوناگون فایل به عنوان متن نامه و یا پیوست
  • امكان مرتبط نمودن كلیه فرم‌های اطلاعاتی به نامه‌ها (مانند برگه مرخصی، درخواست خرید و ...)

مدیریت كارها و كارتابل جامع


  • ارجاع كلیه اسناد و فرم‌های مرتبط با سایر سیستم‌ها
  • رسیدگی به نامه‌ها و اسناد ارجاع‌شده از طریق كارتابل یكپارچه
  • مشاهده مراحل كار
  • گردش نامه‌ها میان واحدهای مختلف شركت‌های گروه
  • كارتابل جامع به‌جای كارتابل فقط نامه (كارتابل همه فرم‌های سازمانی مانند برگه مرخصی، برگه مأموریت، سند حسابداری و ...)
  • كارتابل جامع تحت وب كه به‌صورت موازی با كارتابل سیستم قابل بهره‌برداری است
  • كارتابل آفلاین به‌منظور كار بر روی كارتابل در شرایط عدم ارتباط شبكه
  • امكان بررسی و كنترل كارتابل همكاران زیردست با رعایت قواعد ثبت و ردیابی
  • امكان تعریف گردش كارهای خاص برای نامه‌ها با استفاده از سرویس گردش كار (Workflow Service) درج یادآوری، پاسخ و یادداشت خصوصی بر روی كارهای دریافتی

گاهشمار (تقویم)


مشاهده تقویم و روزشمار و درج قرارها، جلسات و فعالیت ها یادآوری قرارها و جلسات درج ‌شده در زمان مناسب برنامه ریزی انجام كارهای كارتابل در تقویم

مدل ساز سازمانی


  • تعریف گروه شركت‌ها (Holding) و شركت‌ها (Company)
  • تعریف شعب و دفاتر
  • تعریف واحدها و پست‌های سازمانی
  • مدل‌سازی انواع چارت و نمودار سازمانی
  • ثبت چند پست سازمانی برای یك نفر
  • ثبت احكام سازمانی (كارگزینی) پرسنل
  • ایجاد نسخه پیش‌نویس چارت سازمانی
  • ایجاد و نگهداری نسخ مختلف چارت سازمانی
  • تصویب و فعال‌سازی نسخه خاص از چارت سازمانی
  • تعریف روابط بین اجزای سازمانی (تعلق، مسئولیت، حضور و ...)
  • ثبت احكام سیستمی پرسنل به‌طور خودكار (معادل احكام سازمانی) یا دستی
  • امكان مدل‌سازی گروه‌های كاری جهت ایجاد چارت خاص مكاتبات و ایجاد سطوح در واحدهای تك‌سطحی
  • امكان معرفی و استفاده كاربران خارج سازمانی (حسابرس، پرسنل پروژه‌ای و ...) بدون نیاز به صدور حكم سازمانی
  • جداسازی پست‌های سیستمی از پست‌های سازمانی به‌منظور سهولت در تعاریف مورد نیاز در اتوماسیون اداری برای گردش مكاتبات
  • تعریف روابط استثناء (ارتباط بین پست‌ها) با تعیین تاریخ انقضاء
  • ارتباط میان پست‌های سازمانی و نقش‌های تعریف‌شده در زیرساخت امنیت

بایگانی


  • معرفی بایگانی های فیزیكی و الكترونیكی
  • ایجاد بایگانی های شخصی و عمومی برای واحدهای سازمانی
  • معرفی فولدرهای مرتبط با هر بایگانی
  • بایگانی موجودیت سیستم ها و یا ضمائم آنها در بایگانی ها
  • تعیین حقوق دسترسی برای هر یك از فولدرهای یك بایگانی
  • تعیین نوع موجودیت های قابل بایگانی در هر یك از فولدرهای یك بایگانی
  • معرفی فرم‌های اطلاعاتی به همراه ساختار آنها جهت بایگانی مدارك غیر سیستمی
  • تعیین نقش ضمیمه هر فایل برای یك موجودیت (مانند برگ اول شناسنامه)
  • چاپ دسته‌ای فایل‌های ضمیمه‌شده (مانند چاپ برگ اول شناسنامه پرسنل خاص)
  • استخراج دسته ای فایل های ضمیمه شده (مانند مدارك پروژه خاص)
  • ثبت امانت اسناد فیزیكی به اشخاص
  • ثبت عودت اسناد امانت داده شده به اشخاص

هشداردهنده خودكار


برنامه هشدار مركزی برای كلیه ارجاعات از جمله نامه‌ها به‌روزرسانی خودكار برنامه هشدار بدون سركشی متوالی به پایگاه داده و بدون سربار برای ترافیك شبكه و سرور به‌روزرسانی خودكار كارتابل بدون نیاز به بازخوانی توسط كاربر با استفاده از سرویس هشدار

مشتریان کوثر سامانه پرداز